OUTILS POUR UN PSBC
PRÉSENTATION
Le PCA (Plan de Continuité de l’Activité) est un document autonome possédant un lien organique fort avec le PSBC en assurant la gestion de l’après crise. L’intégration du PCA au PSBC permet de pallier l’absence possible de ce document autonome ou de la spécialiser pour répondre aux besoins du PSBC.
La méthodologie d’un PCA nécessite une analyse fine des processus de travail. Cette étude propose un exemple inspiré du PCA intégré au PSBC du CCE de Poitiers. Ce scénario propose une structure partagée entre deux institutions pour un total de 5 agents. Les modalités d’activation du PCA sont indiquées dans le PSBC.
Par souci de clarté, les noms des institutions et des agents ont été anonymisés. Les institutions sont renommées « A » et « B ». Les agents sont indiqués comme appartenant à l’institution « A » ou « B ». S’il s’agit d’un agent particulier, un numéro suit la lettre (ex : « Agent A1 » = agent au poste avec le plus de responsabilités de l’institution « A »).
POUR PLUS D'INFORMATIONS
Coursaget, A., Haas L., « Le plan de continuité d’activité (PCA) : Approche méthodologique », Sécurité et stratégie, vol. 18, n°1, 2015, p. 13-20.
https://www.cairn.info/revue-securite-et-strategie-2015-1-page-13.htm
Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, Guide pour réaliser un plan de continuité de l’activité, 2013.
https://www.economie.gouv.fr/files/hfds-guide-pca-plan-continuite-activite-_sgdsn.pdf
DÉFINITION
La définition d’un Plan de Continuité de l’Activité (PCA) retenue pour cette analyse est :
Le PCA représente l’ensemble des mesures visant à assurer,
selon divers scénarios de crises, y compris face à des chocs extrêmes, le maintien, le cas échéant de façon temporaire
selon un mode dégradé, des prestations de services ou
d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes
de l’entreprise, puis la reprise planifiée des activités. ¹
Le PCA propose une analyse de l’organisation du travail, afin de définir les points critiques d’intervention pour la poursuite des activités et rétablir un retour à une situation normale antérieure au sinistre.
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¹ Règlement n° 97-02 du Comité de la réglementation bancaire et financière du 21 février 1997.
Texte issu de : Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, Guide pour réaliser un plan de continuité de l’activité, 2013, p4.
https://www.economie.gouv.fr/files/hfds-guide-pca-plan-continuite-activite-_sgdsn.pd
LEXIQUE SPÉCIFIQUE AU PCA
Durée maximale d’interruption acceptable (DMIA) :
Estimation de la durée acceptable pour l’arrêt d’une mission.
Mode très dégradé :
L’ensemble des missions ne sont pas réalisées.
Mode dégradé :
L’ensemble des missions est réalisé avec des adaptations.
Dépôt de repli :
Lieu de stockage des œuvres, dans le cadre du PSBC, suite à un sinistre.
Dépôt résidentiel :
Évolution du dépôt de repli, ou tiers lieu, pouvant effectuer le stockage des œuvres et l’accueil du public.
DÉROULEMENT DU PCA
Voir l'image ci-dessous.
Source de l’image :
Les fiches pratiques, Définir les objectifs de continuité en mode dégradé et pour la reprise d’activité, fiche 15, page 3/3.
Secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, Guide pour réaliser un plan de continuité de l’activité, 2013, p.41.
https://www.economie.gouv.fr/files/hfds-guide-pca-plan-continuite-activite-_sgdsn.pdf
But : établir le lien entre les agents et les missions et hiérarchiser ces dernières
Le CCE est une structure de l’institution A en gestion partagée avec l’institution B. Ce partage se retrouve sur la composition du personnel avec deux agents A et trois agents B. Un agent de chaque institution est à temps partiel.
Les tâches peuvent se résumer autour de quatre catégories avec les spécificités d’organisation suivantes :
-
Conservation et Scientifique, relation avec le public
La conservation des œuvres et l’accueil des chercheurs sont des activités animées par les deux parties.
-
Juridique et régalien
Le domaine juridique, qualifié de régalien, s’explique par un engagement de la puissance de l'État. Il s’agit d’un domaine réservé des agents A.
-
Fonctions supports
Les fonctions supports (achat, secrétariat) sont une activité mixte, lors de la phase d’élaboration, entre les deux institutions. L’acte final de réalisation est d’une manière courante une prérogative de l’institution A.
Les missions sont évaluées selon le caractère indispensable au service et la durée maximale d’interruption acceptable (DMIA). L’ajout des agents affectés à chaque mission permet de comprendre les processus de travail.
Les agents de l’institution A disposent d’un bureau, sur un autre site, en complément du poste de travail au CCE. L’alternance entre ces lieux est une pratique habituelle pour ces agents.
Cet élément est un point de résilience important en cas de sinistre au CCE.
ÉTAPE 1 : ANALYSER L'ORGANISATION DU TRAVAIL
ÉTAPE 2 : PENSER L'ORGANISATION DU TRAVAIL LORS D'UN SINISTRE
La conséquence d’un sinistre est d’augmenter le nombre de tâches (dans cet exemple : le récolement et le soin aux œuvres) et de rendre indisponible le lieu courant de travail jusqu’ à sa réhabilitation (nettoyage, travaux).
Le tableau de gauche permet d’établir plusieurs constats :
- La sauvegarde des missions régaliennes, pouvant être effective en deux jours (mise en place du travail distant). A l’exception de la réception des prises en charge des dépôts archéologiques.
- L’identification de la fin du mode très dégradé qui est l’élément le plus structurant du PCA. Deux conditions sont nécessaires pour évoluer vers le mode dégradé, un stockage des œuvres (conditionnement, récolement, inventaire) et l’aménagement d’un accueil du public (lieu et procédure). Le dépôt de repli évolue vers un dépôt résidentiel permettant l’attente, en mode dégradé, du retour à la normale au CCE.
- Analyser les nouveaux postes de travail. Le télétravail doit être préparé (matériel, accès aux données) ainsi que le nouveau lieu de travail en zone de repli et résidentiel (accès, mobilier, …). Il en est de même pour les tâches de réhabilitation du lieu du sinistre.
ÉTAPE 3 : IDENTIFIER LES RESSOURCES CRITIQUES
L’inventaire thématique des ressources critiques permet de mettre en évidence les éléments nécessaires à une application efficace du PCA.
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Ressource « Numériques »
Connaître les capacités de sauvegarde des données, les moyens matériels disponibles et la possibilité de travail en mode distanciel.
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Ressource « Conditionnement »
L’ensemble des ressources de conditionnement (caisses, mousses, étiquettes, …) répond aux premiers critères d’urgence. La mutualisation des moyens et la création d’un « stock stratégique » au sein d’un réseau d’assistance peut être mis en place.
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Ressource « Humaines »
Identifier un vivier de personnes sensibles, ou formées, à la conservation et à la manipulation des œuvres.
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Ressource « Image »
Le sentiment d’appartenance au réseau CCE, et les liens avec d’autres institutions sont à maintenir et à développer. L’influence de ces liens porte sur les domaines logistiques, humains et matériels.
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Ressource « Informations »
Le PSBC par ses procédures, annuaires et références numériques, propose un accès rapide aux questions de conservation et de sauvegarde des œuvres.
ÉTAPE 4 : ENRICHIR L'ANALYSE PAR VOTRE EXPÉRIENCE
(RETEX, INCIDENTS, EXERCICES)
L’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) permet de résumer les forces et les faiblesses d’une structure. L’analyse des incidents, des retours d’expériences ou des incidents permet d’enrichir la réflexion sur les ressources critiques et les capacités d’adaptation.
Comme l’ensemble des plans d’actions : communiquer, s’exercer et mettre à jour !